Lo primero que un empresario puede plantearse al oír hablar de la facturación electrónica es si está obligado a facturar electrónicamente a sus clientes y, al mismo tiempo casi, si eso le supondrá un ahorro de costes o una mayor eficiencia.

¿Cómo se regula?
Todo empezó en el seno de la Unión Europea con la Directiva 2001/115/CE del Consejo de 20 de diciembre de 2001. Consecuencia de todo ello, es que en España existen distintas normas donde se regula la facturación electrónica como son el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público (LCSP), la Orden PRE 2971/2007 y la Orden EHA/962/2007, entre otras normas relacionadas con la facturación electrónica como son la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos o la propia Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.

¿Qué es una factura electrónica?
Si hago una factura en formato electrónico (Word, Pdf,…) con todos los requisitos exigidos legalmente por la normativa fiscal y la envío desde mi correo electrónico a un cliente, algo bastante habitual, por otro lado… ¿estamos legalmente ante una factura electrónica? La respuesta, a tenor de lo dispuesto en la Ley 56/2007, es que no, dado que aunque estuviéramos ante un documento electrónico, la forma descrita en el ejemplo no garantizaría la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

El concepto legal de la e-factura es el de “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor”.

Hablar de autenticidad de su origen e integridad de su contenido nos lleva obligatoriamente a introducir la firma electrónica, dado que mediante su uso podemos garantizar dichos requisitos.

Aunque lo habitual y recomendable es usar firma electrónica reconocida, lo cual, permite comprobar que no se ha alterado la información contenida en la factura, la Orden EHA/962/2007 también prevé el uso del Intercambio Electrónico de Datos (EDI) en determinadas condiciones, así como otros sistemas de firma pero con autorización del Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria.

El documento electrónico que representa la factura debe contener los campos obligatorios exigidos para toda factura conforme a lo dispuesto por el Real Decreto 1496/2003 y una firma electrónica reconocida, dado que este tipo de firma es la que tiene respecto a los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita respecto a los datos consignados en papel.

¿Quién está obligado legalmente y cuándo?
Están obligados a facturar electrónicamente a partir de 1 noviembre de 2010 quienes contraten con el sector público estatal.

El Art.1 de la Ley 56/2007 establece que: “La facturación electrónica en el marco de la contratación con el sector público estatal será obligatoria en los términos que se establezcan en la Ley reguladora de la contratación en el sector público y en su normativa de desarrollo”.

Por su parte, la LCSP establece en su Disposición Final Novena, en cuanto al uso de factura electrónica, lo siguiente:

3. En el plazo máximo de un año desde la entrada en vigor de la Ley, el Ministro de Economía y Hacienda aprobará las normas de desarrollo necesarias para hacer posible el uso de las facturas electrónicas en los contratos que se celebren por las entidades del sector público estatal.

4. Transcurridos tres meses desde la entrada en vigor de las normas a que se refiere el apartado anterior la presentación de facturas electrónicas será obligatoria en la contratación con el sector público estatal para las sociedades que no puedan presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada. Por Orden conjunta de los Ministros de Economía y Hacienda y de Industria, Turismo y Comercio, se extenderá progresivamente la obligatoriedad del uso de las facturas electrónicas para otras personas físicas y jurídicas en función de sus características y el volumen de su cifra de negocios. En todo caso, transcurridos dieciocho meses desde la entrada en vigor de las normas a que se refiere el apartado anterior, el uso de la factura electrónica será obligatorio en todos los contratos del sector público estatal; no obstante, en los contratos menores, la utilización de la factura electrónica será obligatoria cuando así se establezca expresamente en estas Órdenes de extensión”.

Salvador Silvestre Camps
Abogado
Director Departamento Derecho Tecnológico de Rocabert & Grau Abogados