- Factura “pro forma” (como mínimo un original y tres copias) indicando los detalles necesarios.

- Packing list-Lista de contenidos (albaran detallado pero no valorado de los bultos que componen la expedición).

Prepare la documentación con tiempo y de manera meticulosa procurando que el número o contenido de los paquetes o palets corresponda exactamente con la documentación que obra en manos del transportista [factura pro forma, Carriage of Goods by Road CMR (Carta de Porte por Carretera), packing list, cuaderno ATA, etc].

Documentación adicional que puede requerir el transportista o los organismos de aduana o de inspección implicados en el transito de muestras destinadas a ferias. Certificado de Origen, Certificado Sanitario, Certificado libre de ventas, Certificados Técnicos (con reglamentación especifica o destino a zonas de conflicto político- militar).

El contrato de transporte internacional de mercancías por carretera viene regulado en el Convenio CMR, suscrito en Ginebra el 19 de Mayo de 1.956 y ratificado por España en 1.974. Este Convenio se aplica a todos los contratos de transporte público de mercancías por carretera en los que el lugar de carga de la mercancía y el lugar previsto para la entrega estén situados en dos países diferentes, si uno al menos de estos países es firmante del Convenio.

Certificado de Origen

Su finalidad es determinar con tanta precisión como sea posible el origen de las mercancías que se importan o exportan.

El origen de las mercancías condiciona el tratamiento arancelario que se dé a las mismas en el momento de su importación. Así, el mismo producto, dependiendo de su origen, pagará unos derechos aduaneros u otros mas reducidos, en virtud de los convenios suscritos por la UE con países de su área de influencia: países ACP (África, Caribe y Pacífico), países del Magreb, países CEFTA, etc.

El certificado de origen se expide a solicitud del interesado. La tramitación se realiza en las Cámaras de Comercio (es el único Certificado valido y admitido por todos los países) ante las que el exportador aporta la prueba documental de que la mercancía que se detalla ha sido producida o manufacturada en el país que se cita.

La función de estos cuadernos consiste en:
-Para que cualquier tipo de mercancía, que no sea de naturaleza perecedera (alimentos o bebidas), o que requiera una elaboración o reparación, pueda viajar fuera de sus fronteras.

-Para ser mostradas en Ferias y Exposiciones, de carácter comercial, tanto privadas como oficiales.

-Para que los representantes comerciales enseñen sus muestrarios en varios países sin necesidad de cambiar de documentación.

-Para mover mercancías y equipos para la realización de trabajos de tipo profesional: prensa, radio, cine, instalaciones técnicas, teatro, acontecimientos deportivos, etc.

Para el exportador, debe ser considerado como algo esencial puede condicionar la relación futura con su cliente. Es una forma de dar el primer paso de confianza de asentar las buenas relaciones comerciales. En la mayoría de los mercados es una exigencia por el comprador de cualquier cultura. Es una tarjeta de presentación, "esmerase" y siempre que corresponda con la realidad del producto.

Pregunte a su cliente y a su transportista sobre los documentos que deben acompañar a la mercancía (tenga especial cuidado con algún documento especial que le solicite su cliente)

Consulte a su “Consulting” en Comercio Internacional (como nuestra empresa) ya que puede que el país destino tenga una normativa de aduanas específica es el caso de EE.UU que pueda ignorar su cliente, como Alemania donde el acceso al mercado exige el cumplimiento de la normativa técnica sectorial al producto fabricado y las normas de envase y embalaje. Señale claramente el carácter urgente, delicado, o peligroso de la muestra.

Recuerde cual es la documentación mínima usualmente requerida para el envío de las muestras: Factura pro forma (como mínimo un original y tres copias) indicando los siguientes puntos:
- Descripción y contenido “muestras de ".
- Mención especifica del valor "sin valor comercial" o "valoradas sólo a efectos estadísticos" (declaración de valor a efectos aduaneros o estadísticos)
- Mención especifica del uso “no aptas” o “no destinadas a la venta”
- Preferentemente en castellano y en el idioma del país de destino. En su defecto, en castellano y en inglés

Con frecuencia algunos exportadores y empresas de transporte, por rutina o para evitar complicaciones, preparan la misma documentación que para una operación comercial. Esto es un grave error. Si las muestras son consideradas como “operación comercial” por los inspectores de aduana, las someterán al mismo régimen de inspección y calidad que las partidas comerciales convencionales. Esto le provocará gastos innecesarios y notables demoras en la entrega.

Para el envío de muestras (a países que no pertenecen a la Unión Europea), es necesario adjuntar una factura proforma en castellano e inglés.

Andreu Romero
POLIAVIN.IBC -Valencia
Gestores de Proyectos
Internacionalización de Empresas