Minsait, una compañía de Indra, ha ayudado a Grupo Renfe a transformar y evolucionar la gestión de sus gastos de viaje para lograr un control más sostenible de sus recursos y facilitar la conexión de la tecnología con las necesidades de sus profesionales y servicios, sobre todo en el contexto actual, en el que muchos de estos traslados han vuelto a formar parte de la operativa de las empresas tras las pasadas restricciones habidas por el Covid-19. El nuevo sistema implementado en Renfe permite la tramitación de más de 20.000 liquidaciones de este tipo al año.

Minsait ha liderado el cambio de procesos en la operadora con la implementación de SAP Concur, la solución Cloud de SAP que cubre todos los requisitos de la Gestión de Viajes (solicitud, plan de viaje, gastos de viaje), permitiendo realizar una gestión integrada de las necesidades del traslado del empleado, así como un control en base a las políticas de viaje de la empresa y su integración con otras áreas impactadas, como pueden ser Contabilidad o Nómina. Esta tecnología de última generación ofrece una trazabilidad absoluta en operaciones cotidianas como la organización de los tránsitos, liquidaciones de gastos; o la habilitación de nuevos servicios web que se pueden integrar fácilmente con los propios sistemas de la empresa ferroviaria o de terceros.

Con la evolución, Renfe dispondrá de una plataforma que simplificará todos sus procesos, clarificará la administración e incrementará la facilidad de uso y movilidad para los empleados, con cobertura a la normativa actual y diseñada para ser funcional ante las necesidades presentes y futuras del sector. La tecnología implementada permite al profesional de Renfe realizar los procesos de forma sencilla e intuitiva, desde la solicitud inicial del viaje/gasto hasta la grabación de la liquidación del mismo y su posterior contabilización e integración con el sistema general de gestión empresarial. El sistema no solo simplifica los procesos sino que, además, incorpora toda la normativa de cumplimiento en políticas de viaje, y facilita la movilidad y uso, al poder ser operado desde cualquier dispositivo móvil.

“Este proyecto es un magnífico ejemplo de cómo las tecnologías deben conectar con las personas. La digitalización debe servir para aportar valor a los profesionales y, en este caso se ha logrado un sistema de control de viajes mucho más operativo y eficiente, con una gestión del mismo más sencilla y cómoda para aquellos que lo utilicen", ha valorado Antonio Pérez Villegas, director de Digital Business Technologies para Sector Público de Minsait. El responsable de Minsait ha puesto en valor cuestiones que han sido claves para el éxito del proyecto, tales como la integración de la nueva solución con los sistemas anteriores de Renfe o su escalabilidad para adaptaciones futuras.

Minsait es líder en soluciones de SAP en España y ofrece un rango completo de servicios para empresas de todos los sectores. La compañía lidera la matriz de partners de soluciones de SAP con el mayor número de Recognize Expertise y ha sido incluida en el Universo Penteo como una de las principales integradoras de SAP S/4HANA en España. Con más de 2.600 profesionales contribuyendo a aportar una propuesta de valor diferencial en este ámbito, Minsait está presente en 35 países donde desarrolla más de 700 proyectos SAP.